Onboarding to wdrożenie nowego pracownika w jego obowiązki i kulturę organizacyjną. Pozwala pracownikom na zapoznanie się ze sposobem działania firmy, celami biznesowymi i jego zadaniami na wyznaczonym stanowisku. Dobrze zaplanowany onboarding to podstawa sukcesu – dzięki niemu po upływie procesu, który zależnie od stanowiska, może trwać od 1 do 6 miesięcy, pracownik staje się operacyjny i skuteczny. Jednak dziś, kiedy praca wielu firm przeniosła się na model „home office”, onboarding stał się prawdziwym wyzwaniem – jak skutecznie przeprowadzić zdalny onboarding?

Założenia onboardingu w formie tradycyjnej i zdalnej pozostają takie same. Chodzi o to, by wspomóc nowego pracownika, pomóc odnaleźć mu się w nowym miejscu pracy i lepiej zrozumieć kulturę i sposób funkcjonowania organizacji. To, co wcześniej skutecznie „załatwiały” wspólne lunche i kawa na przerwie, dziś musi zastąpić wideo – rozmowa i kilka maili.

Kiedy zmienia się rzeczywistość, muszą zmienić się również procesy w naszej firmie. Największym wyzwaniem okazuje się być identyfikacja pracownika z firmą i budowanie relacji, jednak odpowiednie zaplanowanie procesu pozwala przeprowadzić go równie skutecznie! 

Nie każda organizacja tworzy własny model onboardingu, jeśli jednak decyduje się na ten krok – buduje go w oparciu o indywidualne doświadczenie i sposób działania firmy. Są jednak punkty, co do których wszyscy eksperci zgadzają się jednomyślnie i to o nich warto pamiętać planując proces zdalnego onboardingu w swojej organizacji.  

 

1.    Plan, plan i jeszcze raz plan.

W zdalnym onboardingu najtrudniejszy jest fakt, że w wielu firmach to zupełnie nowy proces i trzeba zaplanować go od podstaw. Warto rozpisać go krok po kroku i dopasować do niego tworzone materiały.

Plan rozpisany powinien zostać na cały okres jego trwania, najlepiej dzień po dniu, uwzględniając spotkania z bezpośrednim przełożonym, członkami zespołu, zaplanowane szkolenia i calle.

Nowy pracownik już od początku powinien być na bieżąco informowany o tym, jak będzie wyglądał ten proces i czego może się spodziewać, to pomoże mu lepiej się przygotować i zmniejszy odczuwany stres, niepewność wynikającą z nowego wyzwania jakim jest nowa praca. Onboarding warto podzielić na:

• organizacyjny: zapoznanie się z wartościami i misja firmy, aktualną sytuacją firmy, klientami,
• stanowiskowy: zapoznanie z zadaniami na nowym stanowisku, narzędziami, poznanie zespołu, wirtualna kawa.

 

2.     Pierwszy dzień w pracy.

To prawdziwe wyzwanie, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Jak pomóc pracownikowi poradzić sobie ze stresem z pozycji komputera?

Komunikacja i informacja to podstawowe narzędzia zdalnego onboardingu. Pracownik, który będzie wiedział czego się spodziewać w swoim pierwszym dniu pracy, łatwiej poradzi sobie z nową sytuacją. Wielu pracodawców decyduje się na drobne prezenty, czy pakiet firmowych gadżetów, które pomogą poczuć się częścią zespołu już od samego początku współpracy.

Eksperci polecają również zaplanowanie kalendarza pracownika, koniecznie z uwzględnieniem przerw! Zdarza się bowiem, że zbyt przejęty nową sytuacją, pracownik zapomina o lunchu i kawie.

 

3.     Feedback.

To chyba najważniejszy z etapów zdalnego onboardingu. Feedback jest kluczowym elementem procesu, bo dostarcza informacji zwrotnej oceniającej całe przedsięwzięcie.

Po zakończonym procesie onboardingu zaproś pracownika na rozmowę, w celu ewaluacji przeprowadzonego procesu. Sprawdź, czy wszystkie założenia i punkty harmonogramu zostały zrealizowane, czego brakowało w procesie, jakich informacji pracownik wciąż potrzebuje.

Jeśli jesteś managerem słuchaj pracowników i wyciągaj wnioski – onboarding powinien zawsze być prowadzony z perspektywy odbiorcy, a ewaluacja procesu pozwoli na wprowadzenie koniecznych zmian.  

 

4.     Narzędzia: Zdalny onboarding nie mógłby się odbyć bez odpowiednich narzędzi. Które z nich polecają eksperci? 

      1. Google Meet, ZOOM, Teams etc – do codziennej komunikacji online

      2. Google Calendar – pozwala na zarządzanie własnym terminarzem z pozycji całego zespołu

      3. Slack lub inny komunikator – komunikator, którego używać mogą wszyscy członkowie firmy/        poszczególnych zespołów

     4. Office 365 – pełen pakiet narzędzi dla biznesu

     5. Zoom / Teams / Google Hangouts – pozwalają na tworzenie połączeń video całego zespołu/ poszczególnych oddziałów

    6. Confluence – przestrzeń dla całego zespołu, w której można dzielić się wiedzą i doświadczeniami, budować bazę dokumentów, etc. 

    7. Toggl – do zarzadzania czasem pracy, do liczenia czasu jaki poświęcamy danemu zadaniu 

    8. Asana, Trello, Bitrix24, ClickUp  – do zarzadzania projektami.